Prodaja vodi svoju evidenciju. Magacin ima drugu tabelu. Nabavka informacije dobija telefonom ili putem poruka. Proizvodnja se planira na papiru, dok vlasnik firme tek na kraju meseca dobija izveštaj o rezultatima poslovanja.
Ovakav način rada može funkcionisati dok je firma mala i dok nekoliko ljudi može međusobno da razmeni sve potrebne informacije. Međutim, sa povećanjem broja kupaca, proizvoda, zaposlenih, magacina i poslovnih dokumenata raste i mogućnost greške.
Tada se javljaju poznati problemi:
- stanje robe u programu ne odgovara stvarnom stanju u magacinu;
- isti podaci unose se u više tabela i programa;
- zaposleni ne znaju koja je informacija poslednja i tačna;
- prodaja obeća robu koja više nije dostupna;
- nabavka kasno dobija informaciju da određeni proizvod nedostaje;
- vlasnik nema precizan pregled poslovanja u trenutku kada mu je potreban.
Rešenje za povezivanje ovih procesa predstavlja ERP sistem – centralni poslovni sistem u kojem prodaja, magacin, nabavka, proizvodnja, CRM i finansije koriste povezane podatke.
Šta je ERP sistem?
ERP je skraćenica od engleskog izraza Enterprise Resource Planning, koji se najčešće prevodi kao planiranje resursa preduzeća.
Jednostavnije rečeno, ERP sistem je poslovni softver koji povezuje najvažnije procese jedne firme u jedinstvenu celinu. Umesto da zaposleni koriste više nepovezanih programa, Excel tabela, papira i poruka, informacije se nalaze u jednom sistemu.
Kada prodavac potvrdi porudžbinu, ERP sistem može automatski da:
- evidentira prodaju;
- proveri raspoloživu količinu;
- rezerviše robu u magacinu;
- pokrene pripremu isporuke;
- obavesti nabavku ako zaliha pada ispod minimuma;
- pripremi potrebnu dokumentaciju;
- ažurira prodajne i finansijske izveštaje.
Podatak se unosi jednom, a zatim se koristi u svim povezanim delovima poslovanja.
Microsoft ERP definiše kao sistem koji povezuje i automatizuje osnovne procese kao što su finansije, nabavka, proizvodnja i lanac snabdevanja. Suština, dakle, nije u posedovanju još jednog programa, već u tome da svi delovi firme rade sa istim podacima.
Kako funkcioniše ERP sistem?
ERP sistem se sastoji od međusobno povezanih poslovnih celina, odnosno modula. Firma može koristiti samo funkcije koje su joj potrebne, a zatim sistem proširivati u skladu sa rastom poslovanja.
Najčešći ERP moduli obuhvataju:
Prodaju
Modul prodaje omogućava vođenje ponuda, porudžbina, cenovnika, kupaca, popusta i prodajne dokumentacije.
Komercijalista može da proveri raspoloživu količinu pre nego što kupcu potvrdi rok isporuke. Kada se porudžbina potvrdi, informacija odmah postaje dostupna magacinu, nabavci i drugim odgovornim zaposlenima.
Saznajte više o povezivanju ponuda, porudžbina i kupaca na stranici ERP sistem za prodaju.
Magacin i zalihe
ERP omogućava praćenje prijema, izdavanja, rezervacija, internih prenosa i trenutnog stanja robe.
Ako firma ima više magacina ili prodajnih lokacija, stanje se može pratiti odvojeno za svaku lokaciju. Tako se smanjuje opasnost da prodaja obeća proizvod koji se fizički nalazi u drugom magacinu ili više nije dostupan.
Više informacija nalazi se na stranici ERP sistem za magacin.
Nabavku
Nabavka više ne mora da čeka telefonski poziv iz magacina da bi saznala da određena roba nedostaje.
Sistem može prikazati trenutne zalihe, rezervisane količine, očekivanu prodaju i otvorene porudžbine prema dobavljačima. Na osnovu tih podataka nabavka lakše odlučuje šta, kada i u kojoj količini treba poručiti.
Pogledajte kako funkcioniše upravljanje nabavkom u ERP sistemu.
Proizvodnju
Proizvodne firme ERP sistem mogu koristiti za sastavnice proizvoda, potrebne sirovine, radne naloge, operacije, rokove i troškove proizvodnje.
Kada se otvori proizvodni nalog, sistem može proveriti da li postoji dovoljno materijala. Ako nešto nedostaje, odgovorni zaposleni dobijaju informaciju pre nego što zbog nedostatka materijala dođe do zastoja.
Detaljnije objašnjenje nalazi se na stranici ERP sistem za proizvodnju.
CRM i odnose sa kupcima
CRM deo sistema čuva podatke o potencijalnim kupcima, kontaktima, prodajnim prilikama, ponudama i prethodnoj komunikaciji.
Na taj način važne informacije ne ostaju samo u telefonu ili mejlu jednog komercijaliste. Firma zadržava istoriju komunikacije i može sistematično da prati svaki prodajni proces.
Finansije i izveštavanje
Povezani podaci omogućavaju vlasniku ili direktoru da prati prodaju, naplatu, troškove, vrednost zaliha i rezultate poslovanja bez ručnog spajanja više tabela.
ERP ne služi samo za čuvanje dokumenata. Njegova prava vrednost je u tome što podatke iz svakodnevnog rada pretvara u informacije na osnovu kojih se donose poslovne odluke.
Primer ERP sistema u svakodnevnom poslovanju
Zamislimo veleprodajnu firmu koja ima dva magacina i više komercijalista.
Kupac traži ponudu za 500 komada određenog proizvoda. Bez povezanog sistema, komercijalista mora da pozove magacin, proveri različite tabele i pita nabavku kada stiže sledeća isporuka. Čak i tada postoji mogućnost da je deo robe u međuvremenu rezervisao drugi prodavac.
U ERP sistemu komercijalista odmah vidi:
- koliko robe fizički postoji;
- koliko je već rezervisano;
- u kom magacinu se roba nalazi;
- koliko robe je raspoloživo za novu prodaju;
- da li je dobavljaču poslata nova porudžbina;
- kada se očekuje prijem robe.
Kada kupac prihvati ponudu, sistem rezerviše potrebnu količinu. Magacin dobija nalog za pripremu, a stanje raspoložive robe odmah se ažurira za sve ostale zaposlene.
Niko ne mora naknadno da prepisuje iste podatke u posebnu tabelu.
ERP sistem i knjigovodstveni program nisu isto
Knjigovodstveni program prvenstveno služi za evidentiranje finansijskih dokumenata i ispunjavanje računovodstvenih i poreskih obaveza.
ERP sistem ima širu poslovnu ulogu. On povezuje događaje koji nastaju pre nego što dokument dođe do knjigovodstva: razgovor sa kupcem, ponudu, porudžbinu, rezervaciju robe, nabavku, prijem, proizvodnju, isporuku i naplatu.
ERP može imati računovodstvene i finansijske funkcije ili biti povezan sa drugim rešenjem koje firma već koristi. Zato cilj uvođenja ERP-a nije obavezno da se postojeće knjigovodstvo zameni, već da se operativno poslovanje poveže i da podaci do knjigovodstva dolaze urednije i brže.
Za firme u Srbiji posebno je važno da se pre implementacije provere potrebne integracije, uključujući povezivanje sa odgovarajućim sistemima elektronskih dokumenata. Tehnička uputstva i informacije o API povezivanju dostupni su na zvaničnom portalu Sistema elektronskih faktura.
Sedam znakova da je firmi potreban ERP sistem
1. Previše poslovanja zavisi od Excel tabela
Excel je koristan alat, ali postaje problem kada više zaposlenih istovremeno vodi različite verzije istih podataka.
2. Stanje robe često nije tačno
Ako zaposleni moraju fizički da odu u magacin ili pozovu kolegu da bi proverili raspoloživu količinu, informacije nisu dovoljno povezane.
3. Isti podatak unosi se više puta
Prepisivanje podataka iz ponude u porudžbinu, iz porudžbine u magacinski dokument i zatim u drugi program povećava količinu posla i mogućnost greške.
4. Izveštaji se pripremaju ručno
Ako je za osnovni pregled prodaje, zaliha ili troškova potrebno nekoliko dana, rukovodstvo donosi odluke na osnovu zastarelih informacija.
5. Firma ima više magacina ili lokacija
Sa svakom novom lokacijom postaje teže pratiti gde se roba nalazi, ko je izvršio transfer i koje količine su raspoložive.
6. Poslovanje zavisi od pojedinaca
Kada samo jedna osoba zna gde se nalaze određene informacije ili kako se neki proces sprovodi, odsustvo tog zaposlenog može usporiti čitavu firmu.
7. Rast firme stvara više administracije nego prodaje
Ako svaki novi kupac ili zaposleni donosi još tabela, poruka i ručnog prepisivanja, postojeći način rada teško može da podrži dalji rast.
Koje su najvažnije prednosti ERP sistema?
Jedinstveni i pouzdaniji podaci
Svi odgovorni zaposleni koriste zajedničku bazu podataka. Tako se smanjuje broj različitih verzija iste informacije.
Manje ručnog rada
Automatizovan prenos podataka između prodaje, magacina, nabavke i drugih procesa smanjuje potrebu za prepisivanjem.
Bolja kontrola zaliha
Firma lakše prepoznaje proizvode kojih nema dovoljno, ali i robu koja dugo stoji i nepotrebno vezuje novac.
Brže donošenje odluka
Direktor ne mora da čeka kraj meseca kako bi dobio osnovni pregled poslovanja. Izveštaji se formiraju iz podataka koji svakodnevno nastaju u sistemu.
Jasnija odgovornost
U sistemu se može videti ko je kreirao dokument, izvršio promenu, potvrdio porudžbinu ili obavio transfer robe.
Lakše širenje poslovanja
Dobro postavljen ERP sistem može podržati nove zaposlene, magacine, prodajne kanale i obim poslovanja bez proporcionalnog povećavanja administracije.
Da li je ERP namenjen samo velikim kompanijama?
Nije. Velike kompanije jesu među prvim korisnicima ERP rešenja, ali modularni sistemi omogućavaju i malim i srednjim preduzećima da počnu od nekoliko najvažnijih procesa.
Firma može prvo povezati prodaju i magacin, a zatim dodati nabavku, CRM, proizvodnju, finansijske izveštaje ili druge funkcije.
Za malo ili srednje preduzeće posebno je važno da ne uvodi nepotrebno komplikovan sistem. Rešenje treba prilagoditi stvarnim procesima, broju zaposlenih i problemima koje firma želi da reši.
Kako izgleda uvođenje ERP sistema?
Uspešna implementacija obično prolazi kroz nekoliko faza.
Analiza poslovanja
Prvo se utvrđuje kako firma trenutno radi, gde nastaju greške, koji podaci se unose više puta i koje informacije rukovodstvu nedostaju.
Definisanje prioriteta
Ne mora se sve menjati odjednom. Najpre se biraju procesi koji stvaraju najveće probleme ili donose najbrži rezultat.
Podešavanje sistema
Sistem se prilagođava poslovnim pravilima, korisničkim ulogama, dokumentima, magacinima, cenovnicima i drugim potrebama firme.
Prenos podataka
Podaci o artiklima, kupcima, dobavljačima, cenama i početnom stanju moraju se pregledati i pripremiti pre prenosa.
Testiranje i obuka
Zaposleni prolaze kroz stvarne poslovne situacije kako bi se proverilo da li sistem odgovara načinu rada firme.
Početak rada i podrška
Nakon pokretanja prati se korišćenje sistema, rešavaju početna pitanja i postepeno unapređuju procesi.
Najveća greška je posmatrati implementaciju kao običnu instalaciju programa. ERP projekat menja način na koji informacije prolaze kroz firmu, pa zahteva saradnju rukovodstva, zaposlenih i implementacionog tima.
Koliko košta ERP sistem?
Ne postoji jedna cena koja važi za svaku firmu. Trošak zavisi od:
- broja korisnika;
- potrebnih funkcija;
- broja firmi, magacina i lokacija;
- količine podataka za prenos;
- potrebnih prilagođavanja;
- integracija sa drugim sistemima;
- obuke zaposlenih;
- nivoa podrške nakon pokretanja.
Zato je preciznu ponudu moguće pripremiti tek nakon razgovora i osnovne analize poslovanja.
Najjeftinije rešenje nije uvek i najpovoljnije. Sistem koji ne prati stvarne procese može proizvesti dodatni rad, otpor zaposlenih i troškove naknadnih izmena.
Kako izabrati odgovarajući ERP sistem?
Pre odluke potrebno je postaviti nekoliko praktičnih pitanja:
- Koje konkretne probleme želimo da rešimo?
- Koji proces prvo treba povezati?
- Da li se sistem može proširivati sa rastom firme?
- Da li podržava više magacina i lokacija?
- Da li može da se poveže sa postojećim alatima?
- Ko će obučiti zaposlene?
- Kakva podrška postoji nakon početka rada?
- Da li rukovodstvo može dobiti potrebne izveštaje?
- Koliko prilagođavanja je zaista potrebno?
Dobar ERP nije sistem sa najviše funkcija. Dobar ERP je onaj koji zaposleni zaista koriste i koji vlasniku daje pouzdanu kontrolu nad poslovanjem.
ERP sistem kao osnova uređenog poslovanja
ERP sistem povezuje ljude, podatke i procese. Njegova svrha nije da dodatno komplikuje rad, već da ukloni nepotrebno prepisivanje, smanji mogućnost greške i omogući da svi odgovorni zaposleni rade sa tačnim informacijama.
Za firmu koja raste, ima više magacina, bavi se proizvodnjom, veleprodajom, maloprodajom ili svakodnevno obrađuje veliki broj dokumenata, povezani poslovni sistem može predstavljati važan korak ka stabilnijem i profitabilnijem poslovanju.
BizSmart pomaže malim i srednjim preduzećima da povežu prodaju, magacin, nabavku, proizvodnju, CRM i finansijske podatke u sistem prilagođen njihovom načinu rada.
Pročitajte više o našem ERP sistemu za upravljanje poslovanjem ili zakažite besplatne konsultacije kako bismo zajedno utvrdili koji procesi u vašoj firmi mogu prvi da se unaprede.
Česta pitanja o ERP sistemima
Šta znači skraćenica ERP?
ERP je skraćenica od Enterprise Resource Planning, odnosno planiranje resursa preduzeća.
Čemu služi ERP sistem?
ERP sistem služi za povezivanje poslovnih procesa i podataka, kao što su prodaja, magacin, nabavka, proizvodnja, CRM i finansije.
Da li ERP može da zameni Excel?
ERP može zameniti veliki broj Excel tabela koje se koriste za operativno praćenje poslovanja. Excel i dalje može biti koristan za pojedinačne analize, ali ne bi trebalo da bude jedini izvor ključnih poslovnih podataka.
Da li mala firma može koristiti ERP?
Da. Modularni ERP sistemi omogućavaju malim firmama da počnu od osnovnih funkcija i da sistem proširuju u skladu sa rastom poslovanja.
Koliko traje uvođenje ERP sistema?
Trajanje zavisi od složenosti procesa, broja korisnika, kvaliteta postojećih podataka, potrebnih prilagođavanja i integracija. Jednostavniji projekti mogu biti uvedeni fazno, dok složeniji sistemi zahtevaju detaljniju pripremu i testiranje.
Može li se ERP uvoditi postepeno?
Da. U mnogim firmama je najbolje prvo povezati najvažnije procese, na primer prodaju i magacin, a zatim postepeno uključivati nabavku, proizvodnju, CRM i finansijsko izveštavanje.