Mala firma ne mora da ima jednostavno poslovanje. Nekoliko zaposlenih može svakodnevno da obrađuje desetine ponuda i porudžbina, prati veliki broj artikala, razgovara sa kupcima, naručuje robu od dobavljača i priprema podatke za knjigovodstvo.
Dok je obim posla mali, sve to često može da se prati pomoću Excel tabela, mejlova, poruka i jednog programa za izdavanje računa. Problem nastaje kada prodaja počne da raste, a informacije ostanu raspoređene na više mesta.
Vlasnik tada ne može brzo da dobije pouzdan odgovor na osnovna pitanja:
- Koliko smo danas prodali?
- Koje ponude još čekaju odgovor kupca?
- Šta stvarno imamo na stanju?
- Koja roba mora da se naruči?
- Koji kupci kasne sa plaćanjem?
- Koji proizvodi donose najbolji rezultat?
Dobar poslovni program za malu firmu treba da objedini odgovore na ova pitanja i pojednostavi svakodnevni rad. Njegov zadatak nije da uvede dodatnu administraciju, već da poveže podatke, smanji ručno prepisivanje i vlasniku omogući jasniju kontrolu poslovanja.
Šta je poslovni program?
Poslovni program je softver koji pomaže firmi da vodi jedan ili više važnih procesa: kupce, ponude, prodaju, račune, zalihe, nabavku, proizvodnju, troškove i izveštavanje.
Jednostavnija rešenja uglavnom su usmerena na jednu funkciju, na primer fakturisanje. Povezani sistemi obuhvataju više oblasti i omogućavaju da informacija uneta u jednom delu programa automatski postane dostupna drugim zaposlenima.
Na primer, kada prodavac potvrdi porudžbinu, povezani poslovni program može odmah da:
- sačuva podatke o kupcu i prodaji;
- proveri raspoloživu količinu robe;
- rezerviše artikle u magacinu;
- pripremi nalog za isporuku;
- upozori nabavku ako zaliha nije dovoljna;
- ažurira izveštaj o prodaji i očekivanoj naplati.
Podatak se unosi jednom, a firma ga koristi kroz ceo poslovni tok. Upravo je to osnovna razlika između nepovezanih alata i ERP sistema koji objedinjuje poslovanje.
Da li je maloj firmi potreban ERP sistem?
ERP se često povezuje sa velikim kompanijama, ali veličina firme nije jedini kriterijum. Mnogo je važnije koliko su procesi složeni.
Firma sa šest zaposlenih, dve prodajne lokacije, više hiljada artikala i sopstvenom proizvodnjom može imati zahtevnije poslovanje od kompanije sa mnogo više ljudi koja pruža samo jednu jednostavnu uslugu.
Mala firma treba da razmotri povezani ERP ili poslovni sistem kada:
- iste podatke zaposleni unose u više programa;
- stanje robe često nije tačno ili se proverava telefonom;
- ponude, porudžbine i isporuke ne prate se na jednom mestu;
- vlasnik ručno spaja izveštaje iz više tabela;
- informacije ostaju u privatnim mejlovima i telefonima zaposlenih;
- otvaranje nove lokacije dodatno komplikuje kontrolu;
- rast prodaje donosi nesrazmerno više administracije.
Ako prepoznajete nekoliko ovih situacija, firma verovatno nije premala za poslovni program. Naprotiv, pravovremeno uređenje procesa može sprečiti da dalji rast napravi još veći problem.
Koje funkcije poslovni program za malu firmu treba da ima?
1. Kupci, ponude i prodaja
Program treba da omogući jednostavno vođenje podataka o kupcima, ponuda, porudžbina, cenovnika, popusta i statusa prodaje.
Važno je da zaposleni vide šta je kupcu ponuđeno, da li je ponuda prihvaćena, šta treba isporučiti i kada se očekuje naplata. Tako prodajni proces ne zavisi od pamćenja jednog komercijaliste ili pretrage starih poruka.
Detaljnije pogledajte kako se mogu povezati kupci, ponude i porudžbine u sistemu za prodaju.
2. Magacin i tačno stanje robe
Ako firma prodaje ili koristi robu i materijal, poslovni program mora da prati prijeme, izdavanja, rezervacije i transfere.
Prodaja ne treba da vidi samo fizičko stanje, već i količinu koja je već rezervisana za druge kupce. Kod više magacina ili prodajnih mesta važno je znati na kojoj lokaciji se artikal nalazi i da li može da se isporuči u obećanom roku.
3. Nabavka i dobavljači
Dobar sistem povezuje prodaju i stanje zaliha sa nabavkom. Kada količina određenog artikla padne ispod dogovorenog minimuma, odgovorna osoba treba da dobije jasnu informaciju šta i koliko treba naručiti.
Program može da čuva dobavljače, nabavne cene, rokove isporuke, poslate zahteve i otvorene porudžbine. Na taj način se smanjuje rizik od nestašice robe, ali i od nepotrebnog gomilanja zaliha.
4. Fakture, naplata i razmena podataka
Poslovni program treba da omogući uredan tok dokumenata i pregled potraživanja. Za firme koje posluju u Srbiji važno je da se pre izbora provere aktuelni zahtevi i mogućnosti povezivanja sa državnim sistemima. Zvanična uputstva, propisi i API dokumentacija dostupni su na portalu Sistema elektronskih faktura.
Nije dovoljno da program samo napravi dokument. Potrebno je da prodaja, isporuka, faktura i naplata budu međusobno povezane kako bi vlasnik znao koji posao je završen, a koji još nije naplaćen.
5. CRM i istorija odnosa sa kupcima
Kada kontakti ostanu u privatnim telefonima zaposlenih, firma nema kompletnu sliku odnosa sa kupcima. CRM funkcije omogućavaju da se na jednom mestu prate upiti, pozivi, sastanci, ponude, zadaci i prethodna komunikacija.
To je posebno važno malim firmama, jer često jedna osoba istovremeno vodi više uloga. Program treba da je podseti na sledeći korak, a ne da zahteva da sve pamti.
6. Izveštaji koje vlasnik razume
Izveštaj ima vrednost samo ako pomaže pri donošenju odluke. Zato poslovni program treba da odgovori na praktična pitanja: koji proizvodi se najbolje prodaju, koje zalihe dugo stoje, koji kupci najviše kupuju, koliko ponuda se pretvara u porudžbine i gde nastaju kašnjenja.
Vlasniku male firme nije potreban veliki broj komplikovanih tabela. Potreban mu je pregled nekoliko pokazatelja koji direktno utiču na prihod, troškove, novčani tok i zadovoljstvo kupaca.
7. Pristup prema ulozi zaposlenog
Svaki korisnik treba da vidi funkcije i podatke koji su mu potrebni za rad. Prodavac ne mora imati ista ovlašćenja kao vlasnik, magacioner ili osoba zadužena za finansije.
Jasne korisničke uloge povećavaju bezbednost podataka, ali i pojednostavljuju ekran zaposlenima. Kada svako vidi samo ono što mu je relevantno, program se lakše usvaja.
Poslovni program nije isto što i knjigovodstveni program
Knjigovodstveni program prvenstveno služi za evidentiranje i obradu finansijskih i računovodstvenih dokumenata. Poslovni program ima širu operativnu ulogu: prati ono što se dešava od prvog upita kupca, preko ponude, porudžbine i isporuke, do fakture i naplate.
Ova dva sistema mogu biti objedinjena ili povezana. Najvažnije je da se unapred utvrdi ko unosi koji podatak, gde nastaje zvaničan dokument i kako se informacije razmenjuju sa knjigovođom. Kupovina programa bez dogovora o procesu često samo prebaci postojeći haos iz tabele u novi softver.
Primer male firme pre i posle uvođenja sistema
Zamislimo malu veleprodaju sa sedam zaposlenih. Dva komercijalista vode ponude u svojim tabelama. Magacioner stanje robe ažurira na kraju dana, dok vlasnik petkom spaja podatke kako bi video rezultat prodaje.
Kupac traži 200 komada proizvoda. Komercijalista u tabeli vidi dovoljnu količinu, ali ne zna da je drugi kolega istog jutra rezervisao deo robe. Rok se obeća, a problem se otkriva tek kada magacin počne pripremu isporuke.
U povezanom poslovnom programu oba komercijalista vide istu raspoloživu količinu. Kada jedan potvrdi porudžbinu, roba se rezerviše, stanje se ažurira, a nabavka dobija informaciju da je potrebno poručiti novu količinu. Vlasnik ne čeka petak, već odmah vidi prodaju, otvorene porudžbine i proizvode sa niskom zalihom.
Najčešće greške pri izboru programa
Biranje samo prema najnižoj ceni
Jeftin program koji ne podržava ključni proces može brzo postati skup zbog dodatnog ručnog rada, grešaka i kasnijeg prelaska na drugo rešenje.
Kupovina pre analize poslovanja
Pre prezentacije programa treba zapisati kako danas nastaju upit, ponuda, porudžbina, rezervacija, nabavka, isporuka i naplata. Bez te slike nije moguće proceniti da li funkcije stvarno odgovaraju firmi.
Uvođenje previše funkcija odjednom
Maloj firmi često je bolje da prvo poveže prodaju i magacin, a zatim postepeno uključi nabavku, CRM, proizvodnju i naprednije izveštaje.
Zanemarivanje obuke zaposlenih
Program donosi rezultat tek kada ga ljudi pravilno koriste. Obuka treba da prati stvarne zadatke zaposlenih, a pravila unosa moraju biti jasna svima.
Više kriterijuma nalazi se u vodiču kako izabrati pravi poslovni program za firmu.
Kako uvesti poslovni program korak po korak?
- Zapišite najveće probleme u sadašnjem radu.
- Mapirajte tok od upita kupca do naplate.
- Odredite podatke koje zaposleni više puta prepisuju.
- Izaberite dva ili tri procesa koja prvo treba povezati.
- Očistite podatke o artiklima, kupcima i dobavljačima.
- Testirajte sistem na realnim poslovnim primerima.
- Obučite korisnike prema njihovim ulogama.
- Nakon početka rada pratite gde su potrebna dodatna podešavanja.
Evropska komisija nudi besplatan alat za procenu digitalne zrelosti malih i srednjih preduzeća, koji može pomoći firmama da prepoznaju snage, slabosti i prioritete digitalizacije.
Sistem treba da prati malu firmu i kada poraste
Najbolji poslovni program za malu firmu nije nužno onaj sa najviše funkcija. To je sistem koji rešava konkretne probleme, jednostavan je zaposlenima i može da se proširi kada se povećaju broj kupaca, artikala, korisnika ili lokacija.
BizSmart najpre analizira način na koji firma radi, a zatim povezuje prodaju, kupce, magacin, nabavku, proizvodnju i finansijske podatke u rešenje prilagođeno stvarnim procesima.
Pogledajte kako funkcioniše BizSmart ERP sistem za upravljanje poslovanjem ili zakažite besplatne konsultacije kako bismo zajedno utvrdili koji proces u vašoj firmi prvo treba unaprediti.
Česta pitanja o poslovnom programu za malu firmu
Koji je najbolji poslovni program za malu firmu?
Najbolji program je onaj koji prati stvarne procese firme, povezuje ključne podatke, jednostavan je korisnicima i može da se proširuje. Izbor zavisi od delatnosti, broja korisnika, zaliha, lokacija i potrebnih integracija.
Da li je ERP sistem preskup za malu firmu?
Ne mora biti. Modularni sistemi omogućavaju da firma počne od najvažnijih funkcija i kasnije dodaje nove. Trošak treba porediti sa vremenom, greškama i propuštenim prilikama koje stvara sadašnji način rada.
Može li poslovni program da zameni Excel?
Može da zameni tabele koje služe kao glavna operativna evidencija prodaje, zaliha, nabavke i kupaca. Excel može ostati koristan za pojedinačne analize, ali ne bi trebalo da bude jedini izvor ključnih podataka.
Koliko traje uvođenje poslovnog programa?
Trajanje zavisi od broja procesa, korisnika, količine podataka, potrebnih prilagođavanja i spremnosti zaposlenih. Jednostavnije rešenje može se uvesti fazno, dok složenije poslovanje zahteva detaljniju pripremu i testiranje.
Da li podatke iz postojećih tabela možemo preneti?
Da. Podaci o kupcima, dobavljačima, artiklima, cenama i početnim zalihama mogu se pripremiti za uvoz. Pre prenosa je važno ukloniti duplikate i dogovoriti jedinstvena pravila za nazive i šifre.