Trgovina ne gubi novac samo kada nema dovoljno kupaca. Gubi ga i kada prodaja obeća robu koje nema, kada traženi artikal stoji u drugom magacinu, kada se isti dokument prepisuje više puta ili kada kapital ostane zarobljen u zalihama koje se mesecima ne prodaju.
U veleprodaji, maloprodaji i distribuciji svaki novi artikal, kupac, dobavljač i lokacija povećavaju količinu podataka koje firma mora da kontroliše. Ako prodaja, magacin i nabavka koriste različite tabele ili programe, razlike se pre ili kasnije pojavljuju.
Zato dobar poslovni program za trgovinu i magacin ne služi samo za evidentiranje ulaza i izlaza robe. On povezuje ceo tok: od upita i ponude, preko rezervacije i nabavke, do isporuke, fakture i naplate.
Zašto dolazi do razlike između programskog i stvarnog stanja?
Netačna zaliha najčešće nije samo problem magacionera. Ona nastaje kada poslovni proces nije dovoljno povezan.
Najčešći uzroci su:
- prodaja i magacin koriste različite evidencije;
- roba je obećana kupcu, ali nije rezervisana u sistemu;
- prijem je fizički završen, ali dokument još nije obrađen;
- transfer između lokacija nije evidentiran na vreme;
- povrat kupca ili dobavljaču nije pravilno sproveden;
- isti artikal postoji pod više šifara ili naziva;
- zaposleni naknadno prepisuju dokumente;
- inventurne razlike se koriguju bez analize uzroka.
Poslovni program može da smanji ove probleme samo ako svaki događaj ima jasno mesto u sistemu i ako svi odgovorni zaposleni prate isti tok rada.
Kako poslovni program povezuje prodaju i magacin?
Zamislimo da kupac poruči 300 komada određenog artikla. Prodavac u programu vidi 500 komada fizičkog stanja, ali je 250 već rezervisano za druge porudžbine. Stvarno raspoloživa količina zato nije 500, već 250.
Povezani sistem prodavcu odmah prikazuje:
- fizičko stanje;
- već rezervisanu količinu;
- raspoloživu količinu za novu prodaju;
- lokaciju na kojoj se roba nalazi;
- najavljene prijeme od dobavljača;
- očekivani datum dostupnosti.
Kada kupac potvrdi porudžbinu, program rezerviše robu i prosleđuje nalog magacinu. Ostali komercijalisti odmah vide novu raspoloživu količinu. Time se sprečava da ista roba bude obećana različitim kupcima.
Pogledajte detaljnije kako funkcioniše ERP sistem za prodaju, ponude i porudžbine.
Najvažnije funkcije programa za trgovinu i magacin
Centralna šifra i tačan naziv artikla
Svaki artikal treba da ima jedinstvenu šifru, naziv, jedinicu mere, kategoriju i druge važne osobine. Ako se isti proizvod otvara više puta pod različitim nazivima, izveštaji i stanje zaliha brzo gube pouzdanost.
Kod tekstila, obuće i sličnih delatnosti važno je pravilno postaviti varijante, kao što su boja, veličina, model i kolekcija. Kod tehničke robe mogu biti važni serijski brojevi, a kod prehrambenih i drugih osetljivih proizvoda lotovi i rokovi trajanja.
Prijem, izdavanje i rezervacija robe
Program treba da razlikuje robu koja je fizički prisutna od robe koja je slobodna za novu prodaju. Rezervacije moraju biti povezane sa konkretnom porudžbinom kupca, dok prijem i izdavanje treba da ostave jasnu istoriju kretanja.
Tako se u svakom trenutku može utvrditi kada je roba stigla, gde je premeštena, kome je isporučena i ko je evidentirao promenu.
Više magacina i prodajnih lokacija
Kada firma ima više lokacija, zbirno stanje nije dovoljno. Potrebno je videti količinu po svakom magacinu, prodavnici ili privremenoj lokaciji.
Transfer između lokacija treba da ima status: pripremljeno, poslato, u transportu i primljeno. Bez toga se ista roba može privremeno prikazivati na obe lokacije ili ni na jednoj, što stvara pogrešnu sliku raspoloživosti.
Nabavka zasnovana na podacima
Nabavka ne treba da se pokreće tek kada neko primeti praznu policu. Poslovni program može da prati minimalnu i maksimalnu zalihu, prosečnu prodaju, otvorene porudžbine kupaca, sezonske promene i robu koja je već naručena od dobavljača.
Na osnovu tih podataka odgovorna osoba dobija predlog šta treba naručiti. Konačnu odluku i dalje donosi čovek, ali se ona donosi na osnovu potpunije slike.
Cenovnici, rabati i uslovi prodaje
Veleprodaja često ima različite cene prema grupi kupaca, količini, ugovoru ili periodu akcije. Program treba da kontroliše cenovnike i pravila popusta kako komercijalisti ne bi ručno računali svaki uslov.
Dobro postavljen sistem takođe čuva trag odobrenja posebnog popusta i smanjuje mogućnost da se kupcu greškom primeni pogrešna cena.
Popis i inventurne razlike
Popis nije samo godišnja obaveza. Ciklične provere odabranih artikala mogu mnogo ranije otkriti greške u prijemu, izdavanju, povratu ili šifarniku.
Program treba da omogući evidentiranje izbrojane količine i prikaz razlike, ali je važno i da firma utvrdi zbog čega je razlika nastala. Stalno knjiženje korekcija bez uklanjanja uzroka neće dugoročno poboljšati tačnost.
Dokumenti, fakture i elektronske otpremnice
Porudžbina kupca, nalog za isporuku, otpremnica i faktura treba da budu delovi istog poslovnog toka. Tako se smanjuje ručni unos i lakše proverava da li je sva isporučena roba pravilno dokumentovana i fakturisana.
Propisi i tehnički zahtevi se menjaju, pa pre uvođenja integracija treba proveriti aktuelnu zvaničnu dokumentaciju. Informacije za elektronske fakture dostupne su na portalu SEF, a zvanične informacije o sistemu elektronskih otpremnica na portalu eOtpremnica.
Koje izveštaje treba da imate?
Dobar poslovni program za trgovinu ne zatrpava korisnika podacima. On izdvaja informacije koje pomažu da se roba brže obrće i da kupci dobiju ono što im je obećano.
Najkorisniji pregledi uključuju:
- stanje i raspoloživost po artiklu i lokaciji;
- robu ispod minimalne zalihe;
- artikle bez prodaje u izabranom periodu;
- prosečnu nabavnu i prodajnu cenu;
- prodaju i maržu po artiklu, kupcu i komercijalisti;
- otvorene porudžbine kupaca;
- najavljene prijeme od dobavljača;
- starosnu strukturu zaliha;
- istoriju kretanja i inventurne razlike.
Izveštaji treba da koriste podatke koji nastaju tokom redovnog rada. Ako zaposleni moraju dodatno da vode tabelu samo da bi direktor dobio pregled, proces još nije dovoljno povezan.
Primer: veleprodaja sa dva magacina
Veleprodajna firma ima centralni i pomoćni magacin. Kupac naručuje robu koju želi da preuzme istog dana. U starom načinu rada komercijalista poziva oba magacina, proverava tabelu i čeka potvrdu kolege.
U međuvremenu drugi prodavac može da obeća istu količinu drugom kupcu. Nabavka nema informaciju o novoj potražnji sve dok joj neko ne pošalje poruku.
U povezanom sistemu komercijalista vidi raspoloživu količinu po lokaciji. Nakon potvrde porudžbine roba se rezerviše, magacin dobija nalog za pripremu, a nabavka vidi da će zaliha pasti ispod minimuma. Ako je deo robe u drugom magacinu, otvara se kontrolisan transfer sa jasnim statusom.
Jedan unos pokreće sledeće korake, a svaki učesnik vidi informaciju koja mu je potrebna.
Program za magacin nije dovoljan ako ostane odvojen
Firma može imati dobru evidenciju robe, a da i dalje gubi vreme ako je ona odvojena od prodaje, nabavke i finansijskih podataka. Tada zaposleni ponovo proveravaju, izvoze i prepisuju informacije.
Najveća vrednost nastaje kada su procesi povezani u jedinstven ERP sistem za upravljanje poslovanjem. Tada porudžbina utiče na raspoloživu zalihu, zaliha na nabavku, isporuka na dokumentaciju, a svi događaji na izveštaje rukovodstva.
Ako se trenutno oslanjate na veliki broj tabela, pročitajte i tekst Poslovni softver: 9 znakova da Excel više nije dovoljan.
Kako pripremiti firmu za uvođenje programa?
Pre tehničkog podešavanja potrebno je urediti osnove:
- Popisati sve magacine, prodajna mesta i privremene lokacije.
- Očistiti šifarnik artikala i ukloniti duplikate.
- Definisati ko otvara nove artikle i menja podatke.
- Zapisati tok prijema, rezervacije, izdavanja, povrata i transfera.
- Dogovoriti pravila za minimalne zalihe i nabavku.
- Odrediti cenovnike, popuste i ovlašćenja zaposlenih.
- Testirati nekoliko realnih porudžbina od početka do kraja.
- Obučiti zaposlene prema njihovim svakodnevnim zadacima.
Tehnologija može ubrzati uređen proces. Ako pravila nisu jasna, novi program će samo brže pokazati postojeće nejasnoće.
Povežite prodaju, zalihe i nabavku
Poslovni program za trgovinu i magacin treba da omogući da prodavac zna šta može da obeća kupcu, magacioner dobije jasan nalog, nabavka reaguje na vreme, a vlasnik vidi gde se nalazi roba i koliko novca je vezano u zalihama.
BizSmart povezuje prodaju, magacin, nabavku, više lokacija i poslovne izveštaje u sistem prilagođen načinu rada firme.
Pogledajte BizSmart ERP sistem ili zakažite besplatne konsultacije kako bismo analizirali kretanje robe i informacija u vašem poslovanju.
Česta pitanja o programu za trgovinu i magacin
Šta treba da sadrži program za magacin?
Treba da prati šifarnik artikala, prijeme, izdavanja, rezervacije, povrate, transfere, stanje po lokaciji, inventure i istoriju kretanja robe. Funkcije treba prilagoditi vrsti robe i načinu poslovanja firme.
Može li program da vodi više magacina?
Da. Povezani sistem može prikazati količine i raspoloživost za svaki magacin ili prodajnu lokaciju, kao i pratiti transfere od slanja do prijema.
Koja je razlika između stanja i raspoložive količine?
Stanje pokazuje koliko robe fizički postoji, dok raspoloživa količina uzima u obzir robu koja je već rezervisana za potvrđene porudžbine ili druge potrebe.
Može li poslovni program automatski predložiti nabavku?
Da. Predlog se može zasnivati na minimalnim zalihama, prosečnoj prodaji, otvorenim porudžbinama, očekivanim prijemima i rokovima dobavljača. Odgovorna osoba proverava i potvrđuje porudžbinu.
Da li je moguće preneti postojeće artikle i stanje?
Da. Pre uvoza treba očistiti šifarnik, ukloniti duplikate, proveriti jedinice mere i pripremiti tačno početno stanje po lokaciji.