Kako voditi tačnu evidenciju zaliha u magacinu?

Program prikazuje 120 komada, a na polici ih je 97. Prodaja je obećala robu jer je videla ukupno stanje, ali deo količine je već rezervisan. Nabavka je poručila novu isporuku ne znajući da isti artikal stoji u drugom magacinu. Inventura se zato pretvara u višednevno traženje razlika.

Tačna evidencija zaliha ne nastaje samo unosom početnog stanja. Ona zavisi od toga da li se svaki prijem, izdavanje, rezervacija, povrat, prenos i korekcija evidentiraju u trenutku kada se događaj zaista desi. Ako poslovni proces dopušta da roba fizički krene bez dokumenta, nijedan program ne može dugoročno prikazivati pouzdano stanje.

Koje „stanje“ robe firma zapravo treba da prati?

Kada neko pita koliko robe ima, odgovor može značiti više različitih stvari:

• fizičko stanje — količina koja bi trebalo da se nalazi na lokaciji;
• rezervisano stanje — roba namenjena potvrđenim porudžbinama ili nalozima;
• raspoloživo stanje — količina koja može da se obeća novom kupcu;
• očekivani prijem — roba poručena dobavljaču koja još nije stigla;
• očekivano izdavanje — količina koja treba da napusti magacin;
• slobodna zaliha po datumu — ono što će biti dostupno kada se uzmu u obzir planirani ulazi i izlazi.

Firma koja prati samo jednu zbirnu brojku često donosi pogrešne odluke. Prodaji je najvažnije raspoloživo stanje, magacioneru fizička lokacija, nabavci buduća potreba, a direktoru vrednost i obrt zaliha.

Zašto nastaju razlike između programa i police?

Roba se pomera pre dokumenta

Zaposleni želi da ubrza isporuku i kaže da će dokument uneti kasnije. U međuvremenu drugi korisnik vidi staru količinu i rezerviše istu robu. Kada se dokument konačno unese, teško je rekonstruisati redosled.

Artikli i jedinice mere nisu uređeni

Isti proizvod može postojati pod dve šifre ili se nabavljati u paketu, a izdavati po komadu. Bez jasne konverzije program neće znati da jedna kutija sadrži određeni broj jedinica.

Lokacije nisu dovoljno precizne

Podatak da roba postoji „u magacinu“ nije dovoljan kada objekat ima zone, regale, police, prijemni prostor, karantin ili robu spremnu za isporuku. Što je veći broj artikala, važnije je znati tačnu lokaciju.

Povrati i oštećenja ostaju van toka

Vraćena roba ne sme automatski postati raspoloživa. Potrebno je proveriti njeno stanje i odrediti da li ide u prodaju, popravku, otpis ili posebnu zonu.

Inventura služi samo za „peglanje“ razlike

Korekcija bez razloga uklanja posledicu, ali ne i uzrok. Ako se ne evidentira da li je problem pogrešno komisioniranje, lom, dupli unos ili neobrađen povrat, ista razlika će se ponoviti.

Osnovni tok pouzdane evidencije zaliha

Prijem robe

Prijem se vezuje za narudžbenicu ili najavljenu isporuku. Magacioner proverava artikal, količinu, jedinicu mere, eventualnu seriju ili rok trajanja i lokaciju odlaganja. Odstupanja se evidentiraju pre nego što roba postane slobodna za korišćenje.

Smeštanje na lokaciju

Sistem predlaže ili evidentira gde je roba odložena. U jednostavnom magacinu dovoljna je jedna lokacija; u složenijem se koriste zone, regali i police. Pravilo treba da bude dovoljno detaljno da ubrza pronalaženje, ali ne toliko komplikovano da ga zaposleni zaobilaze.

Rezervacija

Potvrđena porudžbina rezerviše količinu. Time se sprečava da dva prodavca obećaju isti artikal. Prioriteti rezervacije moraju biti jasni: datum potvrde, važnost kupca, rok isporuke ili drugo dogovoreno pravilo.

Komisioniranje i izdavanje

Magacioner dobija listu artikala i lokacija. Nakon provere potvrđuje količinu koja je stvarno izdvojena. Ako nešto nedostaje, razlika se prijavljuje odmah, a ne tek kada kupac dobije nepotpunu isporuku.

Povrat i korekcija

Povrat se vodi kao poseban proces. Korekcija stanja zahteva razlog i, po potrebi, odobrenje. Tako se može analizirati gde i zašto nastaju gubici.

Kako barkod smanjuje greške, a kada ih samo ubrzava?

Barkod omogućava da zaposleni skenira artikal, lokaciju ili dokument umesto da ručno kuca šifru. Time se smanjuje zamena sličnih proizvoda i ubrzavaju prijem, komisioniranje i inventura. Organizacija GS1 objavljuje međunarodne standarde identifikacije i barkodova koji omogućavaju dosledno označavanje proizvoda i logističkih jedinica.

Ipak, barkod ne rešava neuređene šifarnike. Ako su dve šifre dodeljene istom proizvodu ili pakovanje nema jasnu jedinicu mere, skener će samo brže uneti pogrešan podatak. Pre uvođenja opreme potrebno je urediti artikle, kodove, pakovanja i lokacije.

Primer: raspoloživo nije isto što i fizičko stanje

Firma ima 1.000 komada proizvoda. Za potvrđene porudžbine rezervisano je 650, dok je 200 komada izdvojeno za kontrolu kvaliteta. Fizičko stanje jeste 1.000, ali je za novu prodaju raspoloživo samo 150.

Istovremeno, dobavljač treba da isporuči 500 komada za deset dana. Kupac traži 300 komada za isporuku za dve nedelje. Povezani sistem može pokazati da porudžbina jeste ostvariva do traženog datuma, iako danas nema dovoljno slobodne robe.

Takav pregled je moguć samo kada su prodaja, nabavka i magacin deo istog toka. Više o povezivanju porudžbine i rezervacije pročitajte u vodiču kako povezati prodaju, ponude i porudžbine.

Ciklična inventura umesto jednog velikog godišnjeg problema

Pored obavezne inventure, firma može periodično brojati manji broj artikala. Kritični, skupi ili brzoobrtni proizvodi proveravaju se češće, a stabilni ređe. Prednost je što se razlika otkriva dok se uzrok još može pronaći.

Dobro pravilo ciklične inventure obuhvata:

1. izbor artikala ili lokacije;
2. privremenu kontrolu kretanja tokom brojanja;
3. nezavisno evidentiranje stvarne količine;
4. poređenje sa sistemom;
5. proveru dokumenata i uzroka;
6. odobrenje korekcije;
7. meru koja sprečava ponavljanje.

Koje pokazatelje magacin treba da prati?

Korisni pokazatelji nisu samo vrednost ukupne robe. Pratite:

• tačnost zaliha po artiklu i lokaciji;
• broj korekcija i njihove razloge;
• vreme od prijema do smeštanja;
• vreme komisioniranja porudžbine;
• procenat kompletno i na vreme pripremljenih isporuka;
• robu bez kretanja;
• učestalost nestašica;
• obrt zaliha;
• zauzeće lokacija i kapaciteta.

Izveštaj treba da vodi ka akciji. Lista artikala bez kretanja, na primer, treba da pokrene odluku o prodaji, povratu dobavljaču, promeni minimalne zalihe ili obustavi nove nabavke.

Kako uvesti program za magacin?

Najbezbednije je ići redom:

1. očistite šifarnik artikala i jedinice mere;
2. definišite magacine, zone i lokacije;
3. zapišite tok prijema, prenosa, rezervacije, izdavanja i povrata;
4. odredite ko sme da koriguje stanje;
5. pripremite početne količine;
6. testirajte stvarne scenarije i izuzetke;
7. obučite korisnike na robi i dokumentima koje poznaju;
8. nakon početka rada redovno proveravajte razlike.

Funkcije kao što su više magacina, lokacije, rezervacije, serije i barkod treba uključiti prema realnoj potrebi. Pogledajte kako BizSmart postavlja ERP sistem za magacin i povezuje ga sa prodajom, nabavkom i proizvodnjom.

Pouzdano stanje nastaje iz pouzdanog procesa

Program može upozoriti na manjak, predložiti lokaciju i pratiti svaki dokument. Ipak, tačnost zavisi od jasnog pravila: nijedno fizičko kretanje robe ne ostaje van sistema. Kada zaposleni unose podatke na mestu događaja, firma dobija raspoloživo stanje kojem prodaja i nabavka mogu verovati.

Ako inventure stalno otkrivaju iste probleme ili ne znate koliko je robe zaista slobodno za prodaju, zakažite konsultacije sa BizSmart timom.

Česta pitanja o evidenciji zaliha

Koja je razlika između fizičkog i raspoloživog stanja?

Fizičko stanje predstavlja količinu u magacinu. Raspoloživo stanje uzima u obzir rezervacije i pokazuje koliko robe može da se obeća novom kupcu.

Da li program za magacin može podržati više lokacija?

Da. Roba se može pratiti po magacinu, zoni, regalu ili polici, u zavisnosti od potrebnog nivoa detalja.

Da li je barkod obavezan za tačnu evidenciju?

Nije obavezan, ali može znatno smanjiti ručni unos i zamenu artikala. Pre barkoda moraju biti uređeni šifarnici i procesi.

Kako se evidentira oštećena ili vraćena roba?

Najbolje je izdvojiti je na posebnu lokaciju dok se ne proveri da li se vraća u prodaju, popravlja, vraća dobavljaču ili otpisuje.

Koliko često treba raditi inventuru?

Pored obavezne inventure, korisno je sprovoditi ciklična brojanja. Učestalost zavisi od vrednosti, obrta i rizika pojedinih artikala.