Nabavka često dobije hitan zahtev tek kada prodaja obeća robu ili proizvodnja potroši poslednju količinu materijala. U drugom slučaju, roba se poručuje „za svaki slučaj“, pa mesecima stoji u magacinu i vezuje novac. Obe situacije imaju isti uzrok: odluka se donosi bez zajedničkog pregleda trenutnog stanja, rezervacija, očekivane potrošnje, otvorenih porudžbina i rokova dobavljača.
Dobro planiranje nabavke ne pokušava da pogodi budućnost jednom brojkom. Ono povezuje pouzdane podatke i jasno pokazuje šta treba poručiti, u kojoj količini i do kog datuma, uz mogućnost da odgovorna osoba proveri predlog pre slanja dobavljaču.
Zašto nabavka istovremeno ima višak i manjak?
Firma može imati veliku ukupnu vrednost zaliha, a da ipak nema artikle potrebne za sledeću isporuku. Najčešći razlozi su:
- posmatra se fizičko, a ne raspoloživo stanje;
- rezervacije za kupce i proizvodne naloge nisu vidljive;
- isti artikal postoji pod različitim šiframa;
- rok dobavljača se pamti, ali ne meri;
- minimalne količine nisu prilagođene stvarnom obrtu;
- akcijska ili sezonska prodaja nije uključena u plan;
- otvorene narudžbenice se ne prate do prijema;
- spora roba se ponovo poručuje jer niko ne vidi njenu starost.
Zadatak nabavke nije samo da dobije najnižu cenu. Potrebno je obezbediti pravu količinu u pravom trenutku, uz prihvatljiv kvalitet, rok i ukupan trošak.
Koje podatke treba povezati pre predloga nabavke?
Trenutno i raspoloživo stanje
Od fizičke količine oduzimaju se rezervacije i blokirana roba. Tek tada se vidi šta je stvarno slobodno. Ako firma koristi više magacina, treba proveriti da li se manjak može rešiti internim prenosom pre nove kupovine.
Za pouzdanu osnovu pročitajte vodič kako voditi evidenciju zaliha.
Otvorene potrebe
Potrebe nastaju iz potvrđenih porudžbina kupaca, proizvodnih naloga, planiranih projekata, minimalne zalihe ili prognoze. Nije svaka potreba jednako sigurna, pa sistem treba da razlikuje potvrđenu obavezu od očekivane tražnje.
Očekivani prijemi
Otvorena narudžbenica nije isto što i roba u magacinu. Potrebno je pratiti potvrđeni datum, delimične isporuke, kašnjenja i preostalu količinu. Predlog nove kupovine mora uzeti u obzir ono što je već poručeno.
Rok nabavke
Rok ne obuhvata samo vreme transporta. Uključuje pripremu zahteva, odobrenje, odgovor dobavljača, proizvodnju ili pakovanje kod dobavljača, transport, carinu ako postoji, prijem i kontrolu kvaliteta.
Pravila pakovanja i minimalne porudžbine
Dobavljač može isporučivati samo pune kutije, palete ili minimalnu vrednost. Sistem treba da zaokruži predlog prema tim pravilima, ali i da pokaže koliki višak time nastaje.
Minimalna i sigurnosna zaliha nisu isto
Minimalna zaliha je prag koji pokreće reakciju. Sigurnosna zaliha služi kao zaštita od nepredviđene potrošnje ili kašnjenja. Njihove vrednosti ne treba određivati jednako za sve artikle.
Na odluku utiču:
- prosečna i maksimalna potrošnja;
- promenljivost tražnje;
- pouzdanost dobavljača;
- dužina roka nabavke;
- kritičnost artikla za prodaju ili proizvodnju;
- cena i trošak skladištenja;
- mogućnost zamene drugim artiklom.
Jeftin zavrtanj koji može zaustaviti skupu proizvodnju može zahtevati veću zaštitu od skupog proizvoda koji se lako nabavlja za jedan dan.
Od zahteva do narudžbenice
Uređen proces nabavke obično prolazi kroz sledeće korake:
- sistem ili korisnik prepoznaje potrebu;
- proveravaju se stanje, rezervacije i očekivani prijemi;
- bira se dobavljač ili šalje zahtev za ponudu;
- porede se cena, rok, kvalitet i uslovi plaćanja;
- odgovorna osoba odobrava kupovinu prema limitu;
- šalje se narudžbenica;
- dobavljač potvrđuje količinu i datum;
- magacin evidentira prijem i odstupanja;
- ulazni dokument se povezuje sa narudžbenicom i prijemom;
- ocenjuje se realizacija dobavljača.
Zvanična stranica Odoo Purchase prikazuje kako zahtevi za ponudu, dobavljači, narudžbenice i prijemi mogu da budu povezani u jednom procesu. BizSmart takav tok prilagođava pravilima odobravanja, dokumentima i odgovornostima konkretne firme.
Primer: nabavka materijala za potvrđenu proizvodnju
Proizvodnja treba da završi 200 proizvoda za tri nedelje. Za svaki je potrebno četiri jedinice komponente, pa je bruto potreba 800. Na stanju postoji 500, ali je 120 već rezervisano za drugi nalog. Dobavljaču je ranije poručeno 150, sa očekivanim prijemom sledeće nedelje.
Raspoloživo je 380, a sa potvrđenim prijemom firma će imati 530. Nedostaje 270 jedinica. Dobavljač isporučuje pakovanja od 50 komada, pa sistem predlaže 300 i prikazuje da će nakon realizacije ostati planirani višak od 30.
Nabavka zatim proverava da li rok odgovara datumu potrebe. Ako dobavljač kasni, odgovorna osoba može izabrati alternativu, podeliti porudžbinu ili promeniti plan pre nego što proizvodnja stane.
Kako birati dobavljača osim po ceni?
Najniža jedinična cena može biti najskuplja opcija ako isporuka kasni, kvalitet odstupa ili dobavljač zahteva preveliku minimalnu količinu. Korisno je pratiti:
- procenat isporuka na vreme;
- procenat isporučene količine;
- broj reklamacija i odstupanja u kvalitetu;
- prosečno odstupanje potvrđenog roka;
- stabilnost cene;
- fleksibilnost pri hitnim zahtevima;
- uslove plaćanja i transporta;
- brzinu rešavanja reklamacije.
Ocena dobavljača treba da bude zasnovana na primljenim dokumentima i stvarnim događajima, a ne samo na utisku.
Odobravanje nabavke bez usporavanja rada
Potpuno slobodna kupovina povećava rizik, ali odobravanje svake sitnice od strane direktora stvara usko grlo. Bolji model koristi limite:
- redovna kupovina do određenog iznosa prolazi automatski;
- veći iznos zahteva potvrdu rukovodioca;
- novi dobavljač ili odstupanje od ugovorene cene traži dodatnu proveru;
- hitna nabavka ima poseban razlog i naknadnu analizu;
- investiciona kupovina koristi zaseban tok.
Sistem beleži ko je podneo zahtev, ko ga je odobrio i kada je narudžbenica poslata. Time se kontrola uvodi bez razmene beskrajnih mejlova.
Pokazatelji koji otkrivaju kvalitet planiranja
Za upravljanje nabavkom korisni su:
- broj hitnih narudžbina;
- učestalost nestašica;
- vrednost robe bez kretanja;
- prosečan rok nabavke po dobavljaču;
- isporuke na vreme i u punoj količini;
- odstupanje nabavne cene;
- broj delimičnih prijema;
- vreme od zahteva do odobrenja;
- udeo kupovine van ugovorenih dobavljača.
Ako broj hitnih nabavki raste, uzrok može biti loša prognoza, netačno stanje, kašnjenje dobavljača ili prekasno odobravanje. Izveštaj treba da pomogne da se razlikuju ti uzroci.
Kako započeti digitalizaciju nabavke?
Prvo uredite artikle, dobavljače, pakovanja, rokove i minimalne količine. Zatim mapirajte ko traži, ko odobrava, ko poručuje i ko potvrđuje prijem. Testirajte redovnu, hitnu, delimičnu i pogrešnu isporuku.
Nakon toga povežite nabavku sa magacinom, prodajom i proizvodnjom. Pregled funkcija i mogućeg toka nalazi se na stranici ERP sistem za nabavku.
Nabavka treba da reaguje pre nego što roba nestane
Najveća vrednost povezanog sistema nije automatsko slanje što većeg broja narudžbenica. Vrednost je u ranom upozorenju i jasnom predlogu zasnovanom na stvarnoj potrebi. Odgovorna osoba zadržava kontrolu, ali odluku donosi sa potpunijim podacima.
Ako vaša nabavka svakodnevno rešava hitne situacije ili magacin drži robu koja se ne prodaje, zakažite razgovor sa BizSmart timom i utvrdite gde podaci i odgovornosti treba da se povežu.
Česta pitanja o planiranju nabavke
Šta je planiranje nabavke?
Planiranje nabavke je određivanje šta, koliko i kada treba poručiti na osnovu stanja, rezervacija, budućih potreba, otvorenih prijema i rokova dobavljača.
Kako se izračunava količina za poručivanje?
Od ukupne potrebe oduzimaju se raspoloživa zaliha i potvrđeni prijemi, a zatim se rezultat prilagođava sigurnosnoj zalihi, pakovanju i minimalnoj količini dobavljača.
Može li program automatski predložiti nabavku?
Da. Program može pripremiti predlog, ali je važno da odgovorna osoba proveri izuzetke, rokove i poslovne prioritete pre potvrde.
Kako pratiti kašnjenje dobavljača?
Porede se prvobitno potvrđen datum, stvarni datum prijema i isporučena količina. Rezultat se može koristiti za ocenu dobavljača i buduće planiranje.
Da li nabavka mora biti povezana sa magacinom?
Da bi predlog bio pouzdan, nabavka mora koristiti tačno stanje zaliha, rezervacije, kretanja i očekivane prijeme iz magacinskog procesa.