Prodaja ima izveštaj o fakturisanju, knjigovođa podatke o dokumentima, magacin vrednost zaliha, a direktor svoju tabelu planiranih priliva. Kada treba odgovor na jednostavno pitanje — koliko smo stvarno zaradili, šta je dospelo za naplatu ili koliko novca ćemo imati za dve nedelje — počinje ručno usaglašavanje više izvora.
Pouzdani finansijski izveštaji za firmu ne nastaju tek na kraju meseca. Njihova osnova su uredni događaji iz svakodnevnog rada: ponuda, porudžbina, isporuka, račun, uplata, prijem robe, trošak i obaveza. Kada su ti podaci povezani, rukovodstvo može da vidi rezultat i rizik ranije, a ne tek kada je odluku kasno promeniti.
Zašto promet nije isto što i rezultat?
Velika prodaja ne znači automatski dobar profit ili dovoljno novca na računu. Vlasnik firme mora razlikovati:
- vrednost primljenih porudžbina;
- realizovanu prodaju;
- izdate račune;
- naplaćena potraživanja;
- direktne troškove robe ili usluge;
- operativne troškove;
- obaveze prema dobavljačima;
- novac koji je trenutno raspoloživ.
Ako se prati samo promet, firma može izgledati uspešno dok joj kupci kasne sa plaćanjem, zalihe vezuju novac, a obaveze dospevaju pre očekivanih priliva.
Koji izveštaji su najvažniji vlasniku male i srednje firme?
Pregled prihoda i rashoda
Ovaj pregled pokazuje da li poslovanje u određenom periodu stvara rezultat. Korisno je omogućiti analizu po proizvodu, usluzi, kupcu, projektu, prodajnom kanalu ili poslovnoj jedinici, ali samo ako se troškovi dosledno povezuju sa tim dimenzijama.
Potraživanja od kupaca
Lista otvorenih potraživanja treba da pokaže kupca, dokument, datum dospeća, iznos, broj dana kašnjenja i odgovornu osobu. Još je korisnije grupisati potraživanja po starosti, na primer nedospela, do 30, od 31 do 60 i više od 60 dana.
Obaveze prema dobavljačima
Pregled obaveza omogućava planiranje plaćanja i sprečava da važan dokument bude previdjen. Kada je ulazni račun povezan sa narudžbenicom i prijemom, lakše se proverava da li je firma dobila ono što plaća.
Tok novca
Tok novca odgovara na pitanje kada se očekuju prilivi i odlivi. Za kratkoročno planiranje potrebno je uključiti stanje računa, dospela i očekivana potraživanja, obaveze, plate, poreze, planirane nabavke i druge poznate izdatke.
Marža po proizvodu ili kupcu
Prodaja po visokoj vrednosti može imati malu zaradu zbog nabavne cene, popusta, transporta, škarta ili posebnih zahteva. Pregled marže pomaže da se utvrdi koji poslovi zaista doprinose rezultatu.
Vrednost i starost zaliha
Roba je imovina, ali može postati i trošak ako se ne prodaje, zastari ili zahteva dodatno skladištenje. Finansijski pregled zato treba povezati sa tačnom evidencijom zaliha.
Operativni i računovodstveni izveštaji nisu isto
Računovodstveni izveštaji služe zakonskom izveštavanju i stručnom evidentiranju poslovnih promena. Operativni izveštaji pomažu rukovodstvu da svakodnevno prati porudžbine, isporuke, maržu, naplatu, zalihe i planirani tok novca.
ERP sistem ne zamenjuje stručnu procenu knjigovođe ili računovođe. Njegova uloga je da podaci iz prodaje, magacina, nabavke i drugih procesa stignu potpunije, pravilnije povezani i sa manje ponovnog unosa.
Zato pre implementacije treba utvrditi:
- šta firma vodi u internom sistemu;
- šta vodi eksterno knjigovodstvo;
- koji dokumenti i podaci se razmenjuju;
- ko kontroliše poreski i računovodstveni tretman;
- koji upravljački izveštaji su potrebni direktoru;
- kako se usaglašavaju otvorene stavke i izvodi.
Od prodajne porudžbine do finansijskog podatka
Posmatrajmo prodaju robe:
- kupac potvrđuje porudžbinu;
- roba se rezerviše;
- magacin evidentira isporuku;
- izdaje se odgovarajući dokument;
- nastaje potraživanje;
- banka evidentira uplatu;
- uplata se povezuje sa otvorenom stavkom;
- rukovodstvo vidi realizaciju i naplatu.
Ako se svaki korak vodi u posebnoj tabeli, postoje različiti datumi i iznosi. Kada je tok povezan, direktor može razlikovati naručeno, isporučeno, fakturisano i naplaćeno.
Više o početku tog procesa nalazi se u vodiču za upravljanje prodajom i porudžbinama.
Primer: profit postoji, ali novca nema dovoljno
Firma je tokom meseca fakturisala 10 miliona dinara i ostvarila računovodstveni rezultat. Međutim, veliki kupac plaća za 60 dana, dok dobavljači dospevaju za 15 dana. Uz to, firma je poručila dodatnu robu zbog očekivane prodaje.
Izveštaj o prihodu može biti pozitivan, ali projekcija toka novca pokazuje manjak u naredne tri nedelje. Rukovodstvo sada može ranije da reaguje: ubrza naplatu, dogovori rok, odloži deo nabavke ili obezbedi finansiranje. Bez povezane projekcije problem bi postao vidljiv tek na dan plaćanja.
Budžet naspram stvarnog rezultata
Budžet ima vrednost tek kada se redovno poredi sa realizacijom. Poređenje treba da odgovori:
- gde je prihod ispod plana;
- koji trošak odstupa;
- da li je odstupanje jednokratno ili trajno;
- ko je odgovoran za objašnjenje;
- koju odluku treba promeniti.
Nema potrebe odmah praviti previše detaljan budžet. Počnite od nekoliko kategorija koje firma može pouzdano pratiti, a zatim povećavajte preciznost.
Kako pratiti trošak po projektu ili poslovnoj jedinici?
Ako firma želi rezultat po projektu, lokaciji ili sektoru, svaki relevantan prihod i trošak mora nositi odgovarajuću oznaku. Pravila treba definisati unapred:
- ko bira oznaku;
- na kom dokumentu se unosi;
- da li je obavezna;
- kako se dele zajednički troškovi;
- ko proverava nepotpune podatke.
Izveštaj ne može naknadno pouzdano rasporediti ono što nije evidentirano na mestu nastanka. Zato je jednostavnost unosa važnija od velikog broja analitičkih dimenzija.
Elektronske fakture i integracije u Srbiji
Za firme koje posluju u Srbiji potrebno je pažljivo proveriti tok elektronskih dokumenata, uloge korisnika i odgovornost za poresku ispravnost. Zvanični portal Sistema elektronskih faktura objavljuje zakone, pravilnike, korisnička uputstva i specifikaciju za API povezivanje.
Tehnička integracija može smanjiti ponovno unošenje i omogućiti praćenje statusa dokumenta, ali ne zamenjuje računovodstvenu kontrolu. Pre puštanja u rad potrebno je testirati tipične dokumente, avanse, knjižna odobrenja, poreske kategorije i izuzetke koji postoje u firmi.
Kako sprečiti „izveštaj koji niko ne koristi“?
Pre izrade svakog izveštaja postavite tri pitanja:
- ko ga koristi;
- koju odluku na osnovu njega donosi;
- koliko često mora biti ažuriran.
Ako nema jasne odluke, izveštaj verovatno nije prioritet. Za direktora je često vredniji pregled od deset dobro definisanih pokazatelja nego tabla sa pedeset grafikona bez odgovornosti.
Kako postaviti finansijsko izveštavanje u ERP-u?
Praktičan redosled je:
- definišite ključne odluke i izveštaje;
- mapirajte izvore podataka;
- uredite kupce, dobavljače, proizvode i finansijske kategorije;
- usaglasite tok sa knjigovodstvom;
- odredite pravila odobravanja i kontrole;
- testirajte kompletan dokumentarni tok;
- usaglasite početna stanja i otvorene stavke;
- obučite korisnike prema ulozi;
- redovno proveravajte kvalitet podataka.
Pregled povezivanja dokumenata, naplate i poslovnih izveštaja nalazi se na stranici ERP sistem za finansije.
Pravi izveštaj stiže pre odluke
Finansijski izveštaj ima vrednost kada je tačan, razumljiv i dostupan dovoljno rano da firma može da reaguje. Povezani podaci smanjuju ručno spajanje tabela i omogućavaju da se uz broj vidi njegov poslovni uzrok — kupac, porudžbina, zaliha, projekat ili trošak.
BizSmart pomaže firmama da operativne procese pretvore u pouzdane upravljačke informacije, uz jasno razgraničenje sistema i stručnog knjigovodstva. Za analizu potrebnih izveštaja zakažite konsultacije.
Česta pitanja o finansijskim izveštajima za firmu
Koji finansijski izveštaji su najvažniji vlasniku firme?
Najčešće su to pregled prihoda i rashoda, potraživanja, obaveza, toka novca, marže i vrednosti zaliha, prilagođeni načinu poslovanja.
Da li ERP može zameniti knjigovođu?
Ne. ERP povezuje i automatizuje podatke i dokumente, dok je za pravilno računovodstveno i poresko postupanje potrebna stručna odgovornost.
Koja je razlika između fakturisanog i naplaćenog prihoda?
Fakturisano prikazuje izdate račune, dok naplaćeno prikazuje novac koji je stvarno primljen i povezan sa potraživanjem.
Može li sistem projektovati tok novca?
Može prikazati očekivane prilive i odlive na osnovu otvorenih stavki i planova, ali pouzdanost zavisi od tačnosti datuma i podataka.
Da li se mogu pratiti rezultati po projektu ili lokaciji?
Da, ako se prihodi i troškovi dosledno označavaju odgovarajućim projektom, poslovnom jedinicom ili drugom analitičkom dimenzijom.