Poslovni program: kako izabrati pravo rešenje za svoju firmu

Najbolji poslovni program nije onaj koji ima najduži spisak funkcija. Najbolji je onaj koji prati način na koji firma zaista radi, povezuje ljude i procese i daje vlasniku pouzdane podatke bez čekanja da neko sastavi još jednu Excel tabelu.

Kada su prodaja, magacin, nabavka, proizvodnja i finansijski pokazatelji odvojeni, svaki sektor može da ima „svoju istinu“. Prodaja obeća robu koju magacin nema. Nabavka poruči artikle koji već stoje na drugoj lokaciji. Vlasnik vidi rezultat tek kada knjigovođa zatvori period. Problem tada nije samo u programu već u nepovezanom načinu rada.

U ovom vodiču objašnjavamo šta poslovni program treba da radi, kada je vreme za promenu i kako da izaberete sistem koji neće postati nova kočnica čim firma poraste.

Šta je poslovni program?

Poslovni program je softversko rešenje koje pomaže firmi da vodi svakodnevne procese i podatke na jednom mestu. U zavisnosti od delatnosti, može da obuhvati ponude, porudžbine, prodaju, kupce, nabavku, zalihe, magacine, proizvodnju, troškove, naplatu i upravljačke izveštaje.

Važna razlika nije u tome koliko ekrana program ima, već da li su informacije povezane. Ako se prodajna porudžbina unese jednom, dobar sistem može iz nje da pokrene rezervaciju robe, nalog magacinu, potrebu za nabavkom, račun i praćenje naplate. Kada se isti podatak ručno prepisuje u više tabela i programa, raste mogućnost greške i gubi se vreme.

Kada je firma prerasla postojeći način rada?

Firma ne mora da ima stotine zaposlenih da bi joj bio potreban ozbiljniji program za vođenje poslovanja. Dovoljno je da obim i složenost posla postanu veći od mogućnosti postojećih tabela i odvojenih alata.

Najčešći znaci su:

1. stanje robe u programu se ne poklapa sa stvarnim stanjem u magacinu;
2. isti podaci se unose u ponudu, račun, tabelu prodaje i izveštaj za vlasnika;
3. zaposleni telefonom proveravaju cenu, dostupnost ili status porudžbine;
4. izveštaji kasne i zavise od jedne osobe koja „zna gde je šta“;
5. nije lako utvrditi koji proizvod, kupac, objekat ili projekat donosi zaradu;
6. rast broja porudžbina dovodi do više grešaka, a ne samo do većeg prihoda;
7. vlasnik ne može brzo da dobije odgovor na jednostavno pitanje bez pozivanja više ljudi.

Ako prepoznajete nekoliko ovih situacija, problem verovatno nije nedostatak još jedne tabele. Potrebno je povezati tok poslovanja.

Koje funkcije dobar poslovni program treba da poveže?

Ne treba svakoj firmi sve. Međutim, za većinu malih i srednjih preduzeća važno je da osnovni procesi ne budu izolovani.

Prodaja i odnosi sa kupcima

Sistem treba da omogući pregled kupaca, ponuda, porudžbina, ugovorenih cena, rokova, isporuka i naplate. Komercijalista treba da vidi ono što mu je potrebno za prodaju, dok vlasnik treba da vidi vrednost prodajnog toka, realizaciju i kašnjenja.

Magacin i zalihe

Nije dovoljno prikazati samo ukupan broj komada. Potrebno je razlikovati fizičko, rezervisano i raspoloživo stanje, pratiti kretanje robe po lokacijama i znati na osnovu kog dokumenta je promena nastala.

Nabavka

Dobar program povezuje potrebe prodaje i proizvodnje sa nabavkom. Tako se roba ne poručuje samo na osnovu osećaja, već prema stanju, rezervacijama, minimalnim zalihama, otvorenim porudžbinama i očekivanoj potrošnji.

Proizvodnja

Proizvodnim firmama su potrebni sastav proizvoda, radni nalozi, utrošak sirovina, evidencija gotovih proizvoda, škart, faze rada i obračun stvarnog troška. Bez toga se rezultat često procenjuje, umesto da se meri.

Finansijski i upravljački pregled

Vlasniku nije potreban još jedan komplikovan ekran. Potreban mu je jasan odgovor: koliko je prodato, koliko je naplaćeno, šta duguju kupci, koje obaveze stižu, gde je novac vezan u robi i kakav je rezultat po delu poslovanja.

Sedam kriterijuma za izbor pravog rešenja

1. Pođite od procesa, ne od prezentacije programa

Pre izbora napišite kako danas nastaju ponuda, porudžbina, nabavka, prijem robe, isporuka i naplata. Zabeležite gde se podaci ponavljaju, gde nastaju zastoji i ko donosi odluke. Tek tada proveravajte da li program podržava taj tok.

2. Proverite da li postoji jedan pouzdan izvor podataka

Ako prodaja, magacin i uprava gledaju različite brojeve, program nije rešio glavni problem. Podatak treba da nastane na mestu događaja, a da ga ostali delovi sistema koriste bez ponovnog unosa.

3. Birajte modularno rešenje koje može da raste

Možda vam danas trebaju prodaja i magacin, a za šest meseci proizvodnja, CRM ili dodatni objekat. Dobar sistem omogućava postepeno uvođenje, bez ponovne izgradnje svega od početka.

4. Tražite stvarne integracije

Pitajte kako se sistem povezuje sa elektronskom prodavnicom, računovodstvom, fiskalizacijom, elektronskim dokumentima, bankama, kurirskim službama ili drugim alatima koje koristite. Reč „integracija“ nije dovoljna; potrebno je videti koji se podaci razmenjuju, u kom smeru i koliko često.

5. Proverite prava pristupa i trag promena

Nije dobro da svi mogu sve. Program treba da omogući različita prava po ulozi i da sačuva podatak ko je, kada i šta uneo ili promenio. To štiti firmu i olakšava pronalaženje uzroka greške.

6. Ocenite jednostavnost svakodnevnog rada

Sistem može biti moćan, a ipak nepraktičan. Tražite demonstraciju na vašem primeru: od zahteva kupca do isporuke i naplate. Posmatrajte koliko koraka zaposleni moraju da urade i da li im je jasno šta sledi.

7. Ne gledajte samo cenu licence

Ukupan trošak obuhvata podešavanje, prenos podataka, obuku, podršku, dorade, integracije i vreme zaposlenih. Jeftin program koji zahteva mnogo ručnog rada može biti skuplji od ozbiljnijeg rešenja koje uklanja duple poslove.

Program u oblaku ili instaliran u firmi?

Program u oblaku obično omogućava pristup sa različitih lokacija, jednostavnije ažuriranje i manju potrebu za sopstvenom infrastrukturom. Lokalno instaliran sistem može biti opravdan kada postoje posebni zahtevi, interna infrastruktura ili ograničenja povezivanja.

Nijedan model nije automatski bolji. Proverite dostupnost sistema, rezervne kopije, zaštitu podataka, brzinu rada, način izvoza podataka, odgovornost za održavanje i postupak u slučaju prekida interneta. Odluka treba da prati rizike i način rada vaše firme.

Kako izgleda dobro uvođenje poslovnog programa?

• Definišu se ciljevi: koji problemi se rešavaju i kako će se meriti rezultat.
• Mapiraju se postojeći procesi i uklanjaju nepotrebni koraci.
• Određuje se obim prve faze, odgovorne osobe i realan redosled uvođenja.
• Čiste se šifarnici kupaca, dobavljača, artikala, jedinica mere i lokacija.
• Sistem se podešava i testira na stvarnim poslovnim scenarijima.
• Zaposleni prolaze obuku prema svojim ulogama, ne samo opštu prezentaciju.
• Puštanje u rad se prati, greške se rešavaju brzo, a rezultati se mere.

Najbezbednije je krenuti od procesa koji donosi najveću korist i koji je moguće jasno kontrolisati. Uvođenje svega odjednom zvuči brzo, ali često stvara više rizika nego fazni pristup.

Najčešće greške pri izboru poslovnog programa

1. kupovina bez jasnog spiska problema koje treba rešiti;
2. pokušaj da se svaki stari korak preslika u novi sistem;
3. zanemarivanje kvaliteta postojećih podataka;
4. izbor samo prema najnižoj ceni;
5. nedovoljno uključivanje zaposlenih koji svakodnevno rade u procesu;
6. očekivanje da će softver sam uvesti disciplinu bez odgovornih ljudi i pravila;
7. odluka na osnovu atraktivnog ekrana, bez testiranja kompletnog toka.

Poslovni program treba da donese kontrolu, a ne novu komplikaciju

Pravo rešenje smanjuje ručni rad, povezuje sektore i pretvara svakodnevne podatke u informacije za odlučivanje. Cilj nije da firma „ima program“, već da brže obradi porudžbinu, pouzdanije upravlja zalihama, kontroliše troškove i donosi odluke na osnovu istog skupa podataka.

Ako želite da proverite koji procesi u vašoj firmi najviše gube vreme i gde poslovni program može da donese najbrži rezultat, BizSmart može da napravi početnu analizu i predloži redosled uvođenja.

Česta pitanja o poslovnim programima

Da li je poslovni program potreban maloj firmi?

Jeste kada broj dokumenata, artikala, kupaca ili zaposlenih stvori dupli rad i nepouzdane podatke. Veličina firme nije jedini kriterijum; važnija je složenost procesa.

Koliko traje uvođenje poslovnog programa?

Zavisi od obima, kvaliteta podataka, broja procesa, integracija i spremnosti tima. Jednostavna prva faza može se uvesti znatno brže od kompletnog sistema za više lokacija i proizvodnju.

Može li postojeći Excel da se prenese u novi sistem?

Najčešće može, ali podatke pre prenosa treba očistiti, usaglasiti i pravilno povezati. Automatski prenos loših šifarnika samo seli stare probleme u novi program.

Da li zaposleni moraju dugo da uče novi program?

Obuka treba da bude prilagođena njihovim konkretnim zadacima. Kada je proces dobro podešen i uloge jasne, zaposleni ne moraju da poznaju ceo sistem da bi pouzdano obavljali svoj deo posla.

Kako da uporedimo dve ponude?

Uporedite podržane procese, integracije, prava pristupa, izveštavanje, način podrške, mogućnost rasta i ukupan trošak kroz nekoliko godina. Tražite demonstraciju istog poslovnog scenarija kod oba ponuđača.

Kontaktirajte nas i zatražite besplatne konsultacije.

Potražite nas i na instagramu.